Efektywne zarządzanie czasem polega na planowaniu i robieniu najważniejszych dla nas zadań, po to żeby przyniosły nam jak największe zyski z każdej przepracowanej przez nas godziny. Najlepiej jeszcze, żeby odbyło się to przy jak najmniejszym zaangażowaniu naszej energii, pieniędzy, czy innych zasobów.
Zarządzanie czasem polega więc na tym, żeby uzyskać jak najwyższą wartość z naszego czasu i poprawić jakość naszego życia. To więcej niż tylko zarządzanie naszymi działaniami, to zarządzanie życiem, bo ważne dla nas zadania mogą pochodzić z różnych sfer życia: finansów, rodziny, zdrowia, relacji z innymi ludźmi. Marnowanie czasu równa się więc marnowaniu życia.
Efektywne zarządzanie czasem to też podstawa dobrych nawyków. To świadomy wybór, że skupiamy się tylko na tym, co jest dla nas najważniejsze i planujemy nasze życie wokół tych spraw. Każda z nas ma do dyspozycji codziennie tyle samo czasu: 24 godziny, nie więcej i nie mniej. To, ile osiągniesz podczas tych 24 godzin zależy od tego jakie zadania wybierzesz do zrobienia. Efektywne zarządzanie czasem wymaga od nas ciągłego i jasnego precyzowania, co jest dla nas najważniejsze.
Nasze codzienne życie wystawione jest na tyle pokus i rozpraszaczy uwagi, że bardzo łatwo jest stracić czas na nieważne czynności. Utrzymanie koncentracji tylko na najważniejszych dla nas sprawach wymaga silnej woli i samodyscypliny, które doprowadzą nas w prostej linii do osiągnięcia celu, bez marnowania czasu i energii.
Dla większości osób zarządzanie czasem jest największą przeszkodą w drodze do sukcesu. Kiepskie zarządzanie czasem jest wynikiem niewłaściwego nastawienia do organizacji własnego życia, a także wyrobionych złych nawyków codziennej rutyny. Jakąkolwiek masz definicję sukcesu, to zarządzanie czasem, czyli organizacja życia jest jego trzonem, najważniejszą częścią. Czas jest wyjątkowym zasobem, którego nie możemy zgromadzić ani zatrzymać na później. Nie możemy też odzyskać zmarnowanego czasu.
To że mamy ograniczony czas do dyspozycji może jednak pomóc nam dokonać świadomych wyborów, żeby poświęcić nasz czas i energię tylko na rzeczy, które są dla nas ważne i wartościowe.
Klucz do efektywnego zarządzania czasem
Efektywność to zdolność do osiągania wartościowych rezultatów, takich które przyniosą nam jak najwięcej korzyści (zgodnie z wyznaczonymi celami) przy jak najmniejszym wysiłku, pieniędzy i innych zasobów.
Każde zadanie ma swoją wartość. Kluczem do efektywnego zarządzania czasem jest znalezienie zadań, które są dla nas najważniejsze i całkowite skupienie się na nich.
Niestety nie jest to takie proste, bo naszą naturą jest rozpraszanie się i reagowanie na przytłaczającą ilość różnych rzeczy. Mamy tendencje do zajmowania się wszystkim co do nas przychodzi. Nie wszystkie rzeczy są jednak dla nas ważne i na dłuższą metę większość z nich nie przynosi żadnych większych korzyści. Mamy też ograniczoną ilość czasu, żeby zrobić wszystkie zdania, więc często nie starcza nam czasu, żeby zająć się ważniejszymi tematami.
Co powinniśmy zrobić, żeby wyciągnąć jak najwięcej z każdej godziny?
Kluczem do zwiększenia naszego potencjalnego zysku jest skupienie się na zrobieniu zadań, które przyniosą nam największą wartość.
Zastanów się, jak wyglądałaby twoja przyszłość – kariera/biznes – gdybyś skupiła się tylko na wykonywaniu zadań, które przynoszą ci najwyższą wartość – najwięcej zysku, czy najlepsze efekty?
Co jest wartościowe – jak znaleźć to, co jest dla mnie wartościowe?
Wartościowe zadania to te, które:
– przynoszą najwięcej zysku – jeśli zadanie przynosi pieniądze lub inną ważną dla ciebie wartość, to jest warte uwagi
– wspierają osiągniecie twojego celu
– wspierają cię w przejściu na wyższy poziom w karierze
Najważniejsze zadania możemy też określić przy użyciu reguły Pareto 20/80
Reguła Pareto opiera się na prostym założeniu, że:
20% rzeczy, które robisz skutkuje 80% rezultatów
80% rzeczy, które robisz przynosi 20% rezultatów
Jeżeli skupimy się tylko na tych 20% i delegujemy całą resztę, możemy być znacznie bardziej efektywni, w każdej godzinie w której pracujemy.
Czy wiedziałaś, że:
Z tych powyższych 20% rzeczy które robisz tylko 4% przynosi 64% rezultatów.
A z tych 4% rzeczy, które robisz tylko 1% przynosi aż 50% rezultatów.
Jeżeli więc skupisz się tylko na tym jednym magicznym procencie możesz osiągnąć wyjątkowe rezultaty przy niewielkim wysiłku, czasie i wydanych pieniędzy.
Ludzie którzy odnoszą sukcesy skupiają się tylko na tych 20%, które przynoszą 80% rezultatów. Natomiast ci, którzy odnoszą największe sukcesy skupiają się tylko na magicznym 1 procencie.
Pomyśl o tym jak wyglądałoby twoje życie, gdybyś skupiła się tylko na wykonywaniu zadań o wysokiej wartości (magiczne 1%) przez następne 30 dni?
3 rzeczy, które pomagają realizować zadania o najwyższej wartości:
1. Określ zadania, które naprawdę przynoszą wartość dla ciebie (magiczne 1%)
2. Rozszerz je, przeskaluj, żeby zwiększyć ich wartość
3. Codziennie wykonuj co najmniej jedno najważniejsze zadanie
7 sposobów na zrobienie zadań o najwyższej wartości
1. Oznacz 20% zadań, które przynoszą 80% rezultatów jako ABC. To pomoże ci skupić się na tym, co jest dla ciebie najważniejsze. Następnie oznacz pozostałe zadania jako D i E.
Zadania A to zadania pierwszorzędnej wagi – muszą być wykonane, bo inaczej grożą nam poważne konsekwencje.
Zadania B to czynności, które powinniśmy wykonać – nie pociągają jednak za sobą większych konsekwencji
Zadania C to czynności, które przyjemnie byłoby wykonać, ale nie mają większego wpływu na ogólne wyniki pracy
Zadania D to zadania o niewielkim lub żadnym znaczeniu dla naszej pracy
2. Przejrzyj zadania D i E i następnie:
– deleguj – zastanów się, czy któreś z tych zadań możesz przekazać komuś innemu do zrobienia.
– wstrzymaj – niektóre problemy same się rozwiązują (zwłaszcza jeśli pracujesz w tzw. szybko zmieniającym się środowisku pracy)
– usuń – zrezygnuj w ogóle z robienia tego zadania, jeśli ma znikome znaczenie dla twojej pracy
– zmień – podziel zadanie na mniejsze części i to co się da deleguj, a resztę usuń lub wstrzymaj
3. Bądź zdeterminowana zrobić co najmniej 2 – 3 zadania z kategorii A, B i C (20% przynosi 80% rezultatów). W ten sposób nawet jeśli resztę czasu przeznaczysz na zadania z innych kategorii, to nie będzie mieć to większego znaczenia, bo najważniejsze zadania będziesz już mieć zrobione.
4. Wybierz dzień tygodnia, albo kilka godzin, żeby skupić się tylko na ukończeniu najważniejszych zadań (tzw. dzień skupienia). W ten sposób możesz dać radę zrobić 5 – 10 zadań o wysokiej wartości. Jeśli uda ci się to zrobić, to resztę tygodnia możesz poświęcić na zadania o mniejszym znaczeniu.
5. Zrób wszystko, żeby najważniejsze zadania wykonać przed południem.
6. Zaplanuj najważniejsze zadania na czas twojej najwyższej wydajności – wtedy, kiedy masz najwięcej energii.
7. Stwórz listę rzeczy, które chcesz przestać robić. To są rzeczy, które negatywnie wpływają na twoją efektywność i koncentrację. Każdego tygodnia pozbądź się jednej rzeczy z tej listy.
Kluczem do efektywnego zarządzania czasem jest skupienie się na robieniu zadań o najwyższej wartości.
Przez koncentrację uwagi i energii na niewielkiej grupie zadań (20%), które przynoszą najwięcej (80%) rezultatów wykonasz znacznie więcej w ciągu każdej godziny twojego czasu. Jeżeli dodatkowo uda ci się określić i codziennie wykonać zadania z magicznego 1% to przeniesiesz swoją karierę na wyższy poziom.
Gdy określisz najważniejsze zadania, musisz znaleźć sposób na ich zrobienie. Jeżeli uda ci się wykonać je codziennie, stworzysz rutynę sukcesu, która wkrótce zacznie procentować oczekiwanymi rezultatami.
Napisz w komentarzu, czy udało Ci się określić, jakie jedno Twoje zadanie może znajdować się w tym magicznym 1%?
