Istnieje wiele metod zarządzania czasem, ale 3 są szczególnie proste i szybkie do zastosowania. Te 3 metody zarządzania czasem łączy to, że ich nazwy kojarzą się z jedzeniem 😀
Właściwie można by z nich zrobić kanapkę albo sałatkę. Taka sałatka byłaby idealna zwłaszcza dla osób, które mają problem z wiecznym odkładaniem pracy na później.
Odwlekanie, czy inaczej mówiąc prokrastynacja często pojawia się przy nowych lub trudnych zadaniach. Najczęściej w pierwszej kolejności zabieramy się za zadania, które są szybkie do wykonania i wiemy jak je zrobić. Pozostałe zadania, te trudniejsze, często zalegają na naszych listach do zrobienia przez kilka dni. W takim przypadku najlepiej wypróbować jedną z 3 poniższych prostych metod.
3 Metody zarządzania czasem:
Poznaj 3 proste i szybkie metody zarządzania czasem: Pomodoro, Plasterki salami i Sera szwajcarskiego 😉
#1 Pomodoro
Metoda ta została wymyślona przez Francesco Cirillo, a wzięła swą nazwę od kuchennego czasomierza w kształcie pomidora – takiego do ustawiania czasu przy pieczeniu, czy gotowaniu potraw. Francesco Cirillo wynalazł tę technikę 30 lat temu i od tego czasu zyskała sobie mnóstwo fanów na całym świecie.
Metoda Pomodoro w skrócie polega na tym, że przygotowujemy sobie zadanie, usuwamy wszystkie rozpraszacze, nastawiamy czasomierz na 25 minut i przez ten czas wykonujemy zadanie. 25 minut jest idealne dla utrzymania koncentracji i pracy bez uczucia wyczerpania. Poza tym ustawiony limit czasu dyscyplinuje nas do kontynuowania działania. Na jeden 25-minutowy odcinek mówimy 1 Pomodoro.
Po 25 minutach robimy 5-minutową przerwę, a po niej znowu ustawiamy czasomierz na 25 minut.
Po 4 Pomodoro należy się nam dłuższa przerwa: 20 – 30 minut.
Regularne stosowanie tej techniki świetnie ćwiczy koncentracje. Na początku trochę trudno się przyzwyczaić do tej 5-minutowej przerwy, bo wydaje się zbyt krótka na odpoczynek. Jednak po jakimś czasie okazuje się, że 5 minut to wystarczająco czasu by można się na chwilę oderwać od pracy i bez problemu wrócić do przerwanej pracy.
Nie przejmuj się, jeśli za pierwszym razem nie uda ci się utrzymać koncentracji przez całe 25 minut. Nie rezygnuj wtedy z przerwy. Trzymaj się ustalonego schematu. Po jakimś czasie wyrobisz sobie nawyk pracy w takich blokach czasowych i nauczysz się koncentrować na zadaniu. Ważne jest, żeby zminimalizować do zera wszelkie rozpraszacze. Jak to ci się uda zrobić, to już będzie więcej niż połowa sukcesu!
Oczywiście nie trzeba się sztywno trzymać tego schematu 25 + 5. Jeżeli 5 minut to dla ciebie za mało, żeby się zregenerować, to możesz wydłużyć trochę przerwę i czas pracy. Chodzi o to, żeby bloki czasu, podczas których pracujesz, nie były za długie, bo trudniej będzie ci utrzymać koncentracje. Przerwa też nie może być dłuższa niż 10-15 minut, bo później trudniej jest wrócić do rytmu pracy.
Jeżeli nie masz żadnego czasomierza w domu, możesz wejść na stronę e.ggtimer.com i tam ustawić sobie dowolny czas pracy. Dla wielbicieli Pomodoro jest nawet specjalna zakładka: e.ggtimer.com/pomodoro
Możesz też ustawić sobie czasomierz w telefonie lub ściągnąć aplikacje. Więcej o metodzie Pomodoro możesz poczytać tutaj: pomodorotechnique.com
#2 Metoda plasterki salami
To jest najprostsza i najszybsza technika wykorzystywana do radzenia sobie z trudnymi i skomplikowanymi zadaniami. Metoda plasterki salami polega na podzieleniu dużego zadania na jak najmniejsze części.
Podzielenie jednego wielkiego projektu na serie drobnych zadań jest zbawienne dla osób, które odwlekają działania z powodu przytłoczenia wielkością zadania. Za każdym razem, kiedy czujesz, że zadanie przerasta twoje siły, wyobraź sobie cienkie plasterki salami i…pokrój swoje zadanie na chudziutkie części. Im mniejsze części, tym łatwiej będzie ci je przełknąć.
Przy okazji możesz od razu wykorzystać metodę Pomodoro. Podziel zadanie na mniejsze części tak, żeby zrobić je w ciągu 25-30 minut.
Przy dzieleniu zadania na mniejsze części, dobrze jest podzielić je tak, żeby te mniejsze zadania tworzyły sekwencje logicznych działań. Uwzględnij też zależność zadań od innych – tzn. rezultat wykonania jednego zadania może być początkiem drugiego. Staraj się trzymać tej sekwencji i nie przeskakuj od razu do swoich ulubionych zadań.
Ukończenie serii takich malutkich zadań daje niesamowitą dawkę motywacji. Mimo że zadania były małe, masz poczucie, że udało ci się wiele zrobić i posuwasz się do przodu. To daje energię do dalszej pracy i zanim się obejrzysz, będziesz mieć za sobą ukończone trudne zadanie.
#3 Metoda sera szwajcarskiego
Kolejna prosta metoda świetnie sprawdzająca się w skomplikowanych zadaniach. Pomysłodawcą metody sera szwajcarskiego jest Alan Lakein, który przedstawił ją w książce „Być panem swego czasu i swego życia”.
W tej metodzie też dzielimy zadanie na mniejsze części, ale tym razem skupiamy się na czasie. Zakładamy, że poświęcimy na zadanie od 5 do 10 minut. Nie musimy zwracać uwagi na sekwencje zadań, czy zależności. Po prostu wybieramy takie zadanie, które wiemy jak wykonać.
Stosując tę metodę, możesz od razu zabrać się za jakieś ogromne zadanie, na które od dłuższego czasu spoglądasz z odrazą i… trochę ze strachem. Chodzi o te duże zadania, których być może jeszcze nie robiłaś lub potrzebujesz więcej informacji, żeby je zrealizować.
Spróbuj przyjrzeć się zadaniu i znajdź coś, co możesz zrobić w ciągu 5 – 10 minut. To musi być jakaś część zdania, która jest ci znajoma i która wydaje się być przyjemniejsza od innych części zadania. Powiedz sobie, że spędzisz tylko 5 minut nad tym zadaniem i ani minuty więcej. Zrób zadanie – w ten sposób zrobisz pierwszą „dziurę w serze”. To może być zadanie zupełnie ze środka większego projektu.
Bardzo często po 5 minutach nie zauważamy upływu tak krótkiego czasu i kontynuujemy pracę. I o to właśnie chodzi. Ważne, żeby zacząć pracę, zrobić ten pierwszy krok. Najgorzej jest zacząć – później wszystko powinno pójść z górki.
Po zrobieniu pierwszego 5-minutowego zadania poszukaj kolejnego w tym projekcie, zrób go i znajdź następne mini zadanie. Po pół godzinie takiej pracy może się okazać, że już masz sporo zrobione. A jeśli nie, to przynajmniej będziesz wiedzieć więcej – co jeszcze potrzebujesz do wykonania zadania, kto może ci pomoc itd.
Alan Lakein zachęca, żeby przygotować wcześniej taką listę czynności, które możemy zrobić w 5-10 minut i mieć ją w zasięgu ręki. W momencie, kiedy mamy do dyspozycji tylko 5 czy 10 minut, możemy spróbować wybrać jakieś zadanie z tej listy i je zrobić. Często między spotkaniami zdarza się taka przerwa – warto to wykorzystać, bo wtedy wiadomo, że mamy ograniczony czas, co wpłynie na nas mobilizująco.
Ta metoda nie raz pomogła mi oswoić się z trudnym zadaniem. Według mnie jej największą zaletą jest to, że, mimo że zadanie jest przytłaczające, zawsze znajdzie się coś, co możemy od razu zrobić. Zawsze jest jakaś część, która jest nam bardziej znana lub którą można szybko wykonać.
Metodę sera szwajcarskiego możesz też użyć, jeżeli ciągle brakuje ci czasu na jakieś większe projekty, które nie są pilne. Świetnie sprawdza się przy realizacji długoterminowych planów. Po prostu codziennie spędzasz minimum 5 minut na wykonaniu 1 zadania, które jest częścią całości. To może być np. planowanie jakiejś dłuższej podróży, albo pisanie pracy zaliczeniowej lub książki.
Założeniem metody sera szwajcarskiego jest, że możliwe jest rozpoczęcie zadania w ciągu 5-10 minut. Jak tylko zaczniesz, wzrastają szanse, że będziesz kontynuować pracę. Takie podejście prowadzi do coraz większego zaangażowania w pracę, aż w pewnym momencie okazuje się, że zadanie zostało ukończone.
Stosując metodę salami, rozkładamy większe zadanie na mniejsze zadania lub kroki, a przy metodzie sera szwajcarskiego skupiamy się raczej na krótkich odcinkach czasu, w których wykonujemy zadanie.
3 Metody zarządzania czasem – podsumowanie
Spróbuj dzisiaj coś zrobić, używając jednej z tych prostych metod. Możesz też spróbować je zmiksować razem – wszystkie te 3 metody zarządzania czasem świetnie ze sobą współgrają (nie tylko na kanapce). Najważniejsze, żeby nie tracić czasu – tak mało go mamy na realizacje naszych marzeń. Nie zastanawiaj się więc, czy masz coś zrobić i jak, tylko użyj jednej z tych pysznych metod i zabierz się za to, co od dawna chciałaś zrobić.
Czy znasz te metody zarządzania czasem? Którą lubisz najbardziej?
