Klauzula do CV — niby drobny szczegół, zaledwie jedno zdanie, a może zadecydować o tym, czy pracodawca w ogóle rozpatrzy twoje CV. Po wejściu w życie ustawy o RODO w 2018 roku klauzula w CV zmieniła swoje brzmienie.
RODO to skrót od pełnej nazwy Rozporządzenia o ochronie danych osobowych. Wraz z wejściem w życie rozporządzenia zmieniły się zasady przetwarzania danych osobowych w całej Unii Europejskiej. Dotyczy to również rekrutacji, ponieważ uczestnicząc w procesie rekrutacyjnym, przekazujesz zewnętrznej firmie wrażliwe dane osobowe.
RODO chroni cię przed przetwarzaniem i wykorzystywaniem twoich danych osobowych bez twojej zgody. To rozporządzenie daje ci także prawo do „bycia zapomnianą”, co pozwala ci na możliwość wycofania zgody na prawo do przetwarzania danych osobowych.
Jeśli dawno nie aktualizowałaś swojego CV, przeczytaj, jak prawidłowo brzmi aktualna klauzula do CV.
CZY KLAUZULA DO CV JEST OBOWIĄZKOWA?
Może cię to zdziwi, ale zgodnie z obowiązującymi przepisami, samo wysłanie aplikacji na ogłoszenie o pracę jest już wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych.
Przepisy nakładają obowiązek posiadania zgody przetwarzania danych z CV na pracodawcę, a nie na kandydata do pracy. To pracodawca musi zadbać o to, żeby mieć twoją zgodę na przetwarzanie wrażliwych danych, takich jak imię i nazwisko, adresy, przebieg kariery, zainteresowania czy wykształcenie.
Jako kandydat nie masz więc wcale obowiązku umieszczania klauzuli w CV na przetwarzanie danych. Natomiast jeśli w ogłoszeniu o pracę pracodawca wymaga zamieszczenia takiej klauzuli w CV, to trzeba to zrobić.
Zawsze uważnie czytaj, jak brzmi klauzula pracodawcy. Jeżeli zgadzasz się na przetwarzanie swoich danych osobowych w sposób opisany przez pracodawcę, to skopiuj tekst bez zmian i umieść w CV.
Jeśli pracodawca w ogłoszeniu wymaga zamieszczenia takiej klauzuli, a w twoim CV będzie jej brakować, nie zostaniesz uwzględniona w procesie rekrutacyjnym. Bez twojej zgody pracodawca nie będzie mógł przetwarzać danych i włączyć cię do procesu na dane stanowisko.
Natomiast jeśli w ogłoszeniu nie będzie informacji, że trzeba zamieścić klauzulę, to nie masz obowiązku jej zamieszczania w CV. Oczywiście nic się nie stanie, jeśli to zrobisz i nawet lepiej będzie, jeśli to zrobisz. Niestety większość osób (w tym HR i rekruterzy) nie wie, że nie masz takiego obowiązku, więc może błędnie zinterpretować brak klauzuli w CV.
Podsumowując: jako kandydat nie masz obowiązku zamieszczania klauzuli w CV, ale dla świętego spokoju lepiej jest to zrobić. To tylko jedno zdanie, więc zajmie ci parę sekund dodanie go do CV.
JAK BRZMI KLAUZULA DO CV?
Właściwie nie istnieje żaden sztywno określony wzór klauzuli do CV. Teoretycznie możesz więc sformułować ją dowolnie. Natomiast, żeby nie wpaść w jakąś prawną pułapkę, najlepiej zachować prostotę lub po prostu skorzystać z gotowej formuły.
Ważne jest, żeby w klauzuli zawrzeć dobrowolną, jednoznaczną i świadomą zgodę na przetwarzanie danych z CV. Gotowe formuły zawierają zdanie zaczynające się od słów: „Wyrażam zgodę”.
Zanim cokolwiek skopiujesz z internetu, sprawdź zawsze, czy klauzula ma sens i nie zawiera błędów. Jeśli potrzeba uzupełnij dane firmy, która będzie przetwarzać twoje CV.
Klauzula, która jest zgodna z RODO w 2022, brzmi następująco:
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez (w tym miejscu podaj nazwę firmy) w celu prowadzenia rekrutacji na aplikowane przeze mnie stanowisko.
Jeśli wpisujesz w CV nazwę konkretnej firmy, pamiętaj, żeby zmieniać ją przy aplikowaniu do innych firm. Pracując w rekrutacji, często zdarza się, że otwieram CV, a tam zgoda na przetwarzanie udzielona…innej firmie. W takiej sytuacji zgoda jest nieważna, bo udzielasz jej innemu administratorowi danych.
KLAUZULA CV BEZ NAZWY FIRMY
Dla bezpieczeństwa twoich danych osobowych raczej staraj się wpisywać w klauzulę nazwę firmy. Wiem, że zmienianie tej nazwy za każdym razem, gdy aplikujesz do innej firmy, może być upierdliwe, ale w ten sposób lepiej chronisz swoje dane. Gdy w klauzuli w CV jest wpisana nazwa firmy, łatwo będzie ustalić, jakiej firmie udzieliłaś zgodę w przypadku, gdy ktoś bez twojej wiedzy przekaże dane innej firmie.
Jeśli jednak potrzebujesz klauzulę bez nazwy firmy, to poniżej znajdziesz taki wzór:
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji na aplikowane przeze mnie stanowisko.
Klauzulę do CV można rozwinąć i sprecyzować podając jej podstawę prawną — rozporządzenie o RODO:
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (Dz. Ustaw z 2018, poz. 1000) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO)).
Lub nieco skrócona wersja:
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).
Nie ma jednak wymogu podawania tej dłuższej wersji w CV. Możesz więc śmiało użyć krótszej wersji, żeby zaoszczędzić miejsce w CV.
JAK NAPISAĆ KLAUZULĘ DO CV?
Może się zdarzyć, że pracodawca będzie wymagać klauzuli do CV sformułowanej przez siebie. W takiej sytuacji trzeba wstawić w CV klauzulę brzmiącą dokładnie tak, jak tego życzy sobie pracodawca.
Brak takiej spersonalizowanej klauzuli w CV może spowodować, że CV nie będzie mogło być przetwarzane przez pracodawcę. Również w przypadku, gdy klauzula będzie niepoprawnie sformułowana — na przykład zawierająca dane innej firmy.
Pamiętaj jednak, że klauzula w CV dotyczy tylko rekrutacji na stanowisko, na które aplikowałaś. Jeśli chciałabyś, żeby pracodawca uwzględnił twoją aplikację w przyszłych procesach rekrutacyjnych, dołącz do CV kolejną klauzulę:
Wyrażam również zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celu prowadzenia przyszłych rekrutacji przez wyżej wskazaną firmę.
Lub inna wersja bez wskazywania nazwy firmy:
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w zakresie przyszłych procesów rekrutacyjnych.
Przykład klauzuli z nazwą firmy:
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez (nazwa firmy) również na potrzeby przyszłych rekrutacji.
Możesz połączyć dwie zgody w jedną, formułując klauzulę w ten sposób:
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez (nazwa firmy) w celu prowadzenia rekrutacji na aplikowane przeze mnie stanowisko, jak również na potrzeby przyszłych rekrutacji prowadzonych przez (nazwa firmy).
Poniżej połączone dwie zgody w jedną, bez nazwy firmy:
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji na aplikowane przeze mnie stanowisko oraz w zakresie przyszłych procesów rekrutacyjnych.
JAK DODAĆ KLAUZULĘ DO CV
Aktualną klauzulę najlepiej dodać na dole, czyli do stopki dokumentu, w którym piszesz CV — np. Word czy Dokumenty Google. To właśnie tam rekruterzy spodziewają się znaleźć twoją zgodę na przetwarzanie danych osobowych.
Możesz ustawić tekst w stopce dokumentu tak, żeby powtarzała się na każdej stronie CV, choć nie ma takiego obowiązku.
Możesz zmniejszyć czcionkę lub użyć szarego koloru, żeby odróżnić tekst klauzuli od treści CV. Zwróć tylko uwagę, czy tekst będzie czytelny.
CZY TRZEBA SIĘ PODPISAĆ POD KLAUZULĄ W CV?
Jeśli przesyłasz dokumenty elektronicznie — mailem lub przez system, to oczywiście nie ma potrzeby zamieszczania skanu podpisu.
Jeśli jednak przekazujesz swoje CV pracodawcy osobiście, na przykład na targach pracy, to pod klauzulą na CV powinien znaleźć się twój czytelny podpis. Chodzi o to, żeby nie było później wątpliwości, czy rzeczywiście CV zostało przez ciebie przekazane.
W tej chwili większość pracodawców raczej stara się zachęcać potencjalnych kandydatów do aplikowania przez ich strony. Aplikując przez system, od razu zaznaczasz wszystkie zgody. W ten sposób nie ma wątpliwości, że ktoś dla żartu podrzuci twoje CV.
KLAUZULA W CV CZY LIŚCIE MOTYWACYJNYM?
Czy trzeba umieszczać klauzulę również w liście motywacyjnym?
Nie ma potrzeby dodatkowego zamieszczania klauzuli w liście motywacyjnym, jeśli zmieściłaś ją już w swoim CV. Wystarczy, że zamieścisz klauzulę w jednym z dokumentów, które przesyłasz do pracodawcy. Najlepiej umieścić klauzulę ze zgodą na przetwarzanie danych osobowych w CV.
CZY KLAUZULA DO CV JEST POTRZEBNA, JEŚLI APLIKUJESZ PRZEZ SYSTEM?
Dzisiaj większość rekrutacji jest prowadzona w systemach i dokumenty aplikacyjne są przesyłane elektronicznie. Ułatwia i przyśpiesza to znacznie pracę, chociaż stwarza wiele wyzwań związanych z bezpieczeństwem danych.
Jeśli aplikujesz przez system pracodawcy, to przy przesyłaniu dokumentów powinny pojawić się wszelkie zgody niezbędne do przetwarzania twoich danych. W takiej sytuacji nie ma już potrzeby umieszczania ponownie zgód w CV czy innych dokumentach. Chyba że pracodawca wyraźnie sobie tego zażyczy — czytaj więc uważnie wszystkie pojawiające się komunikaty w systemie.
Tak samo w sytuacji, gdy aplikujesz przez platformy z ogłoszeniami o pracę. Tu również przy zakładaniu konta i aplikowaniu powinna pojawić się informacja o udzieleniu zgody na przetwarzanie danych. Bardzo często po kliknięciu przycisku „aplikuj” otwiera się strona pracodawcy, gdzie rejestrujesz się i akceptujesz zgody.
ZMIEŃ NIEAKTUALNĄ KLAUZULĘ W CV
Jeśli dawno nie aktualizowałaś CV, to pewnie w twoim dokumencie jest wstawiona stara klauzula. Niestety stara klauzula nie spełnia wymogów określonych w RODO. Usuń ją i wstaw aktualną klauzulę zgodną z RODO. Dla pewności, o którą klauzulę chodzi, zamieszczam poniżej jej treść.
Nieaktualna klauzula do CV — usuń z CV i zastąp nową, podaną na początku tego artykułu:
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z ustawą z dnia 29.08.1997 roku o ochronie danych osobowych; tekst jednolity: Dz. U. 2016 r. poz. 922).
Mam nadzieję, że rozwiałam wszelkie wątpliwości związane z klauzulą do CV o przetwarzaniu danych. A może masz jeszcze jakieś pytania? Zadaj je w komentarzu, a ja chętnie odpowiem.
